Így szabadulj meg az e-mailek csapdájától

Néhány üzleti kultúrkörben sokáig a dicsőség mérőszámának számított az olvasatlan levelek száma. A feldolgozatlan e-mailek azt jelezték, hogy az adott vállalkozással rengetegen szeretnének együttműködni vagy vannak üzleti kapcsolatban. Egy igazán népszerű vezető postaládája mit sem ér 100 olvasatlan levél nélkül, ugye?

Szerencsére ez a gondolkodás már a múlté, a probléma viszont velünk maradt. A személyes találkozók visszaszorulásával még inkább felgyorsultak a levelezések, sokaknak elviselhetetlen szintre emelkedett, és már előre félnek frissíteni postaládájukat, vagy épp ellenkezőleg, sosem szabadulnak tőle, és még éjszaka is tart a feldolgozási folyamat.

A modern ember egyik legnagyobb problémájára, a folyton újratöltődő levelezőrendszerre hoztunk öt módszert, amivel enyhítheted a túlterheltséged!

Az online kommunikáció és a digitális eszközök felgyorsulásával a pszichénk is extra terhelés alá kerül, amit jobb komolyan venni. A 0/24-es e-mail ügyelet nem feltétlenül segíti elő a kikapcsolódást, regenerálódást és a fókuszált munkavégzés. Valljuk be, ez a kommunikációs forma az egyik legszemélytelenebb, mégis mindenki rá van kényszerítve, hiszen visszakereshető, nyoma van, így jó esetben a teendők strukturált elvégzésére sarkall.

Az előző mondat kulcsszava a „jó esetben”. Számtalan e-mail policy kering a világhálón, használatos a vállalatoknál és a kkv-k esetében is, ugyanakkor hányszor fordult már elő veled, hogy egy adott e-mailre hetekig, vagy tulajdonképpen soha nem érkezett válasz? Sőt, bizonyára olyan eset is akadt már, hogy Te nem válaszoltál. Pontosan ez a probléma ezzel a kommunikációs csatornával. Az információdömping miatt elveszítjük a fókuszt, és nem látjuk a fától az erdőt. Ezt a jó értelemben vett „erdőritkítást” kell megtenni a postaládával is: ha nem akarsz teljesen eltévedni a bozótosban, jobb, ha csinálsz egy jól járható ösvényt a leveleid között!

Le az automatikus válaszokkal!

A no-reply üzeneteket amint megkapod, azonnal töröld. Ha felgyülemlenek, foglalják a tárhelyed, és az olvasott-olvasatlan levelek számát is nagyon gyorsan képesek feltornászni. Ha nem alakulhat ki interakció, nincs meg a válaszadási lehetőséget, teljesen feleslegesen állnak a postafiókodban.

Használj naptár- és projektkezelő eszközöket!

Sokan a heti e-mailjeik jelentős részét kiküszöbölhetnék egyszerű projektmenedzsment alkalmazásokkal is. Rengeteg ilyen ütemező, időpontegyeztető program van már a piacon, amelyek felhasználói felülete is sokkal barátibb, és egyszerűbben kezelhetőbb, mint az oda-vissza e-mailezés. Próbálj ki párat, és tartsd meg, amelyik a legjobban tetszett!

Ha nagyon szoros a kapcsolattartás, érdemes szervezettebb formát választani

Ha napi szintű kapcsolattartásról van szó, de nem egy légtérben zajlik a munka, akkor érdemes egy úgynevezett „kollaborációs” szoftver beszerzésén elgondolkodni, amivel az együttműködés sokkal zökkenőmentesebbé válhat. A Microsoft Teams a pandémia berobbanásával kapott szárnyakat, de már előtte is használták a tudatos cégvezetők. A Teams nemcsak a kapcsolattartásra, hanem a projektkezelésre is kiválóan alkalmas, és ha nem akarod, egyáltalán nem terheli le a postaládádat.

Használd a mappákba rendezés funkciót!

Egy baráti hangulatú kávézás során az egyik ügyfelünk titkárnője bevallotta főnöke egy rossz szokását: „A bejövő üzenetei között mindig legalább ezer megválaszolatlan e-mail van. Reménytelen, hogy bárki üzenete eljusson hozzá.” Az ilyen helyzetek olyan szintű túlterheltséget jeleznek, amivel az illető még sokáig képtelen lesz megküzdeni munkája során.

A belső csapattal és a partnerekkel való hatékony kommunikáció érdekében egyszerűen muszáj rendet tartanod az e-mail fiókodban. Állíts be szabályokat és mappákat, hogy a fontos személyek e-mailjei automatikusan a megfelelő mappákba kerüljenek, ahol azonnal elolvashatod őket. Küldd az elektronikus üzleti magazinokat egy külön mappába, ahol szabadidődben olvashatod azokat. Iratkozz le minden olyan hírlevélről, amire már nincs szükséged.

Ütemezz, priorizálj!

Ha további információra van szükséged, vagy valamilyen munkát el kell végezned a válaszadás előtt, ütemezd be a követését és iktasd az e-mailt, és akkor helyezd át a bejövő üzenetek/olvasatlanok közül, amikor már tudsz rá elég figyelmet szentelni.

Minden tipp annyit ér, amennyit megfogadnak belőle

Ha ezeket a beállításokat elvégzed, és szorosabb együttműködés esetén egy kollaborációs alkalmazásra váltasz, sokkal könnyebben feldolgozhatod a napi e-mail mennyiséged. Le fog nyűgözni, hogy mennyire enyhíti a stresszt az üres postaláda látványa, mennyire javul a reakcióidőd!