7 Outlook e-mail tipp

Időnként valóban nehéz feladat nyomon követni és rendszerezni az online levelezéseket, különösen akkor, ha ezen kívül még millió dologra kell odafigyelni a napi feladatvégzés során. Sokszor ráadásul pont a körülményes e-mailezés az, ami akadályozza a munka tényleges elvégzését. Ha szeretnél munkádban több időt felszabadítani és könnyebbé tenni az életed, Neked is érdemes pár egyszerű változtatást eszközölnöd az e-mailjeid kezelése során. A hatékony e-mail használat ráadásul kevesebb informatikai támogatást igényel, ha a dolgok elkerülhetetlenül lelassulnak vagy leállnak!

1. Az aláírások beállításával időt takaríthatsz meg!

Ha olyan munkakörben dolgozol, ahol rendszeresen kell hasonló válaszokat kiküldened, esetleg gyakori vásárlóid vagy ügyfél kérdésekre kell válaszolnod, jelentős időt takaríthatsz meg, ha olyan előre megírt aláírásokat állítasz be, amelyek tartalmazzák a rendszeresen használt szövegrészeket. A lényeg az, hogy ne úgy nézzenek ki, mint az aláírás részei, tehát címkézd a szokásos aláírásod az üzenet végére. Ezentúl tehát, ha egy általános választ igénylő e-mailt kapsz, elég egyszerűen a Válasz gombra kattintanod és kiválasztanod az előre beállított aláírást. Így másodperceken belül válaszolhatsz az üzenetekre. Ezzel pedig rengeteg időt takaríthatsz meg hosszú távon.

2. Küldj késleltetett e-maileket!

Ez egy rendkívül hasznos tipp olyan felhasználóknak, akik hajlamosak a feledékenységre. Legtöbbször az emberek csak bizonyos időpontokban szeretnének e-maileket kapni, ez pedig fokozottan igaz a napi vagy heti tevékenységekről szóló frissítésekkel vagy emlékeztetőkkel kapcsolatban. Ám a rengeteg teendő közepette könnyen előfordulhat, hogy elfelejted időben elküldeni ezeket az e-maileket.

A probléma sokszor az, hogy az embernek korábban jut eszébe kiküldeni az üzeneteket, de amíg vár a megfelelő alkalomra, idő közben kimegy a fejéből a feladat. Ilyenkor jön jól az elhalasztott kézbesítés funkció, ami lehetővé teszi, hogy megírd és elküld az e-mailt bármikor, amikor eszedbe jut, de a kézbesítést beállíthatod egy általad megadott tetszőleges időpontra. Ez a lehetőség az Outlook felugró ablakában található, ami az e-mailek kiküldése alkalmával jelenik meg. Lépj a Beállítások elemre, majd a felső menüben válaszd a „késleltetett kézbesítés” lehetőséget.

3. Használj csoportokat az e-mailek rendszerezéséhez!

Gyakran nehéz a beérkező üzeneteket számontartani, vagy egy adott levelezést nyomon követni, ha naponta számos e-mailt kapsz. Az Outlook egyik hasznos funkciója azonban lehetővé teszi az e-mailek beszélgetések szerinti csoportosítását. A funkció az összes olyan e-mailt rendszerezi, amelyek ugyanannak a levelezésnek a részét képezik. Így a beérkező levelek sokkal rendezettebbnek tűnnek, különösen akkor, ha hosszú és részletes beszélgetésekbe küldik, ahol mindenki mindenkinek válaszol.

4. Hozz létre mappákat a gyakran keresett tartalmakhoz!

Az Outlookban található egy praktikus keresősáv, amely hasznos lehet, mikor konkrét levelezéseket keresel. Van azonban egy ennél is jobb módszer, ha azon kapod magad, hogy ismételten ugyanazokat a tartalmakat tallózod. Hozz létre egy „keresési mappát” az Outlook-ban a mappa lapján található „új keresési mappa” elemre való kattintással! Ez a lépés hatékonyan segít időről-időre megtalálni az adott személyektől származó üzeneteket, vagy azokat az e-maileket, melyek egy adott kulcsszót vagy kifejezést tartalmaznak. Ezután a mappa mindig elérhető lesz az Outlook bal oldalán, a többi mappa között.

5. Állíts be szabályokat az e-mailek automatikus rendszerezéséhez!

Ezzel a rendkívül praktikus opcióval különböző szabályokat állíthatsz be az Outlook számára, hogy az e-maileket rendszerezd a megérkezésükkor. Így például az adott személytől kapott, vagy adott kulcsszóval rendelkező üzeneteket az Outlook egyből egy meghatározott külön mappába helyezi át. Dönthetsz úgy is, hogy az e-mail feladójától vagy tartalmától függően az Outlook különböző jelző hangokat játsszon le vagy jelezze, ha csak másolatot kapsz és nem Te vagy az e-mail fő címzettje.

6. Archiváld vagy töröld a régi e-maileket!

Ha Exchange-kiszolgálót használsz, az összes e-mailedet ez a szerver tárolja. Kevesen tudják, hogy az e-mailek akkor is fennmaradnak a szerveren, mikor a számítógépen kitörlik azokat. A törlés így tehát csak a beérkező levelek közül távolítja el az üzeneteket. Azonban ha valóban szeretnéd törölni őket, nyomja meg a Shift + törlés billentyűket, vagy lépj be a törölt elemek mappába, és ott távolítsd el őket véglegesen.

A régi üzenetek végleges törlésének előnyei:

Több tárhely – Ha túlléped a lefoglalt tárhelyet, előfordulhat, hogy egyes e-mailek nem érkeznek meg a fiókodba vagy a számítógépedre. Ha a céged Exchange-kiszolgálót használ, az a veszély is fennáll, ha a kiszolgáló megtelik, az üzenetek nem jutnak el maradéktalanul a vállalat minden munkatársához. Fontos tehát, hogy véglegesen töröld azokat az e-maileket, amelyekre már nincs szükséged, különös figyelmet fordítva a nagy melléklettel rendelkező üzenetekre.

Kevesebb rendetlenség – A régi e-mailek archiválása azt jelenti, hogy szükség esetén továbbra is elérheted őket. Ennek ellenére nagyon csekély az esélye annak, hogy 6 hónap elteltével is szükséged lesz ezekre a levelezésekre. Ha egy dedikált mappába helyezed és tömöríted a régi e-maileket, fiókod rendezettebb lesz, így könnyebben megtalálhatod benne a fontosabb üzeneteket.

Csökkentett terhelés a rendszeren – Ha az Outlook fiókodban több ezer üzenet sorakozik a beérkező levelek közt, az kétségkívül azt jelenti, hogy a szoftver betöltése sokkal tovább tart. Ez különösen abban az esetben okoz napi szintű kellemetlenséget, ha már régebbi gépet használsz.

7. Végül minden tipp közül a leghasznosabb: Ésszerű e-mail feldolgozás!

Ha nap, mint nap nap rengeteg e-mailt kapsz, az egyik leghasznosabb tipp Neked, ha a nap folyamán csak három meghatározott időpontban dolgozod fel az e-mailjeid. Például megnézheted a levelezésed, amikor megérkezel az irodába, ezt követően közvetlenül ebéd után, majd a nap végén az irodából való távozás előtt.

Ezzel jelentősen megnövelheti munkavégzése hatékonyságát. A cél az, hogy a nap folyamán háromszor válaszolj a beérkező levelekre, vagy intézkedj velük kapcsolatban, majd töröld vagy archiváld a már feldolgozott az e-maileket. Minden, ami nem igényel különösebb műveletet vagy választ, szintén töröld vagy helyezd a megfelelő mappába. Ezáltal naponta háromszor ürülhet ki a postafiókod és nem kell folyamatosan az e-mailekkel foglalkoznod, vagy percenként ellenőrizned, hogy mi történt a levelezéseidben.